Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan, ( Ibnu Syamsi, 1994 : 8 ).
Pengertian surat menurut Ig Wursanto ( 2003 : 1 ) dalam bukunya yang berjudul “ Kearsipan I “ surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.
Surat menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) dalam bukunya yang berjudul “ Manajemen Kearsipan “ adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.
Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasi yang berbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas yang berisi pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorang atau lembaga.
Pengertian surat menurut Ig Wursanto ( 2003 : 1 ) dalam bukunya yang berjudul “ Kearsipan I “ surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.
Surat menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) dalam bukunya yang berjudul “ Manajemen Kearsipan “ adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.
Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasi yang berbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas yang berisi pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorang atau lembaga.
Fungsi Surat
Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain, menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) surat berfungsi sebagai :
1. Wakil dari pengiriman / penulis.
2. Bahan pembukti.
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi.
5. Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ).
Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 2 ) surat berfungsi sebagai :
1. Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis.
2. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
3. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
4. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti.
5. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
6. Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya.
7. Alat pengikat, surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak.
8. Alat promosi, tak terelakkan lagi bahwa surat, terutama pada bagian kepala surat yang memuat logo, dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut.
9. Alat untuk penghemat, surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.
Macam – Macam Surat Kedinasan
Macam – macam surat Kedinasan menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 249 ) antara lain :
1. Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat – surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan.
2. Surat Pengangkatan
Surat pengangkatan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan kepada pegawai untuk diangkat menduduki jabatan yang lebih tinggi.
3. Surat Keputusan
Surat keputusan berisi keputusan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan. Surat keputusan terdiri dari 3 komponen, yaitu :
a. Konsideran
Konsideran merupakan bagian pertama dari Surat Keputusan yang dimulai dari kepala surat hingga kata memutuskan. Bagian ini memuat informasi mengenai alasan pembuatan Surat Keputusan, pertimbangan-pertimbangan serta peraturan-peraturan yang menjadi landasan hukum dari surat keputusan tersebut.
b. Diktum
Diktum merupakan bagian kedua dari surat keputusan yang dimulai setelah kata memutuskan hingga bagian kalimat yang menunjukkan kepada siapa surat keputusan tersebut ditujukan. Diktum memuat point-point keputusan yang dibuat di dalam surat tersebut.
c. Tembusan
Bagian ini menunjukkan perihal pihak atau badan yang dikenai surat keputusan tersebut atau pihak-pihak yang wajib melaksanakan keputusan yang telah tercantum atau juga menyebutkan kepada siapa saja salinan atau kutipan surat keputusan tersebut ditujukan.
4. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi kepada instansi atau pihak yang berada di bawahnya agar melakukan sesuatu yang berkaitan dengan tugas – tugas, wewenang maupun tanggung jawab.
5. Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja adalah surat yang memberikan hak serta perintah untuk melaksanakan suatu pekerjaan, sesuai dengan syarat dan ketentuan yang dijelaskan dalam surat perintah kerja tersebut.
6. Surat Tugas
Surat tugas digunakan untuk memberikan tugas kepada pihak – pihak yang kedudukannya di dalam perusahaan lebih rendah dibandingkan pemberi surat tersebut untuk melaksanakan suatu tugas.
7. Surat Kuasa
Surat kuasa di buat untuk menyatakan pengalihan atau pelimpahan kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak dan berhak bertindak atas nama pemberi hak kuasa tersebut.
Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain, menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) surat berfungsi sebagai :
1. Wakil dari pengiriman / penulis.
2. Bahan pembukti.
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi.
5. Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ).
Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 2 ) surat berfungsi sebagai :
1. Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis.
2. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
3. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
4. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti.
5. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
6. Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya.
7. Alat pengikat, surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak.
8. Alat promosi, tak terelakkan lagi bahwa surat, terutama pada bagian kepala surat yang memuat logo, dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut.
9. Alat untuk penghemat, surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.
Macam – Macam Surat Kedinasan
Macam – macam surat Kedinasan menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 249 ) antara lain :
1. Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat – surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan.
2. Surat Pengangkatan
Surat pengangkatan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan kepada pegawai untuk diangkat menduduki jabatan yang lebih tinggi.
3. Surat Keputusan
Surat keputusan berisi keputusan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan. Surat keputusan terdiri dari 3 komponen, yaitu :
a. Konsideran
Konsideran merupakan bagian pertama dari Surat Keputusan yang dimulai dari kepala surat hingga kata memutuskan. Bagian ini memuat informasi mengenai alasan pembuatan Surat Keputusan, pertimbangan-pertimbangan serta peraturan-peraturan yang menjadi landasan hukum dari surat keputusan tersebut.
b. Diktum
Diktum merupakan bagian kedua dari surat keputusan yang dimulai setelah kata memutuskan hingga bagian kalimat yang menunjukkan kepada siapa surat keputusan tersebut ditujukan. Diktum memuat point-point keputusan yang dibuat di dalam surat tersebut.
c. Tembusan
Bagian ini menunjukkan perihal pihak atau badan yang dikenai surat keputusan tersebut atau pihak-pihak yang wajib melaksanakan keputusan yang telah tercantum atau juga menyebutkan kepada siapa saja salinan atau kutipan surat keputusan tersebut ditujukan.
4. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi kepada instansi atau pihak yang berada di bawahnya agar melakukan sesuatu yang berkaitan dengan tugas – tugas, wewenang maupun tanggung jawab.
5. Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja adalah surat yang memberikan hak serta perintah untuk melaksanakan suatu pekerjaan, sesuai dengan syarat dan ketentuan yang dijelaskan dalam surat perintah kerja tersebut.
6. Surat Tugas
Surat tugas digunakan untuk memberikan tugas kepada pihak – pihak yang kedudukannya di dalam perusahaan lebih rendah dibandingkan pemberi surat tersebut untuk melaksanakan suatu tugas.
7. Surat Kuasa
Surat kuasa di buat untuk menyatakan pengalihan atau pelimpahan kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak dan berhak bertindak atas nama pemberi hak kuasa tersebut.
Postingan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar